In je werk heb je een bepaalde functie waarbij allerlei taken horen. Globaal is die functie vastgelegd in een functieprofiel. Die wordt meestal gebruikt tijdens sollicitatieprocedures. Je hebt dan vaak een goed beeld van de inhoud van de functie en de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Maar als je voor het eerst in die functie gaat werken heb je vaak geen flauw idee wat je allemaal precies moet doen. Dan is het heel plezierig als er een collega je inwerkt. Soms is dat degene die je gaat opvolgen. Het is heel handig om te weten hoe die collega het werk steeds heeft uitgevoerd en waar je alle benodigde informatie kunt vinden. Soms nodigt een dergelijke inwerk- periode uit om enkele procedures eens vast te leggen of misschien wat aan te passen. Een frisse blik kan daarbij enorm helpen. Want uiteindelijk ga jij wel hetzelfde werk doen maar dan op jouw manier.
Als het zo gaat is dat een ideale situatie voor bedrijf en medewerkers. Echt de tijd en ruimte nemen om iemand volledig wegwijs te maken in een nieuwe functie. Maar soms is die tijd er niet, zoals wanneer er een collega op vakantie gaat. De hoognodige dingen, die door moeten lopen en echt niet kunnen wachten, worden dan overgedragen. Vaak met enige haast omdat er nog zoveel te regelen is voordat de vakantie ingaat. Vervelender wordt het als een collega ziek is. Dan is het van belang dat de meest urgente zaken door collegae worden waargenomen. Dat blijkt in de praktijk vaak roeien met de riemen die je hebt op dat moment. Gelukkig komt die collega na korte of iets langere periode gewoon weer terug zodat die het achterstallige werk kan wegpoetsen en voor cruciale vragen mag je hem of haar vast thuis wel even storen. Al het werk moet in die periode gedaan worden door minder mensen en dat levert stress op. Er is dan ook geen ruimte en tijd om stil te staan bij het feit dat werk kennelijk nog niet echt overdraagbaar is gemaakt.
Afgelopen weken heb ik helaas een paar keer vernomen dat er heel plotseling een collega van bekenden kwam te overlijden. Ineens wordt er iemand weggerukt uit het leven. Dat veroorzaakt veel verdriet en ontreddering. Zowel emotioneel als zakelijk. Want die persoon is er niet meer, je kunt niks meer vragen. Heel bizar. Verdriet en gemis kun je niet wegnemen maar wat zou het verlichtend zijn als werk eenvoudiger is over te nemen. In de situaties die ik meekreeg bleek dat echter niet het geval. Het werk was onvoldoende overdraagbaar gemaakt wat leidde tot stressvolle situaties en onopgeloste vraagstukken. Dat is echt een gemiste kans. Dit zijn natuurlijk hele extreme situaties maar toch, het noopt tot nadenken.
Tijdens elke begeleiding die ik doe op werkplekken kom dit thema gelukkig aan bod. En inderdaad, daar is meestal niet of nauwelijks over nagedacht. Het hoeft niet allemaal tot in detail, maar alleen al het nadenken over hoe je het werk overdraagbaar kunt maken schept inzicht. Je kunt je bijvoorbeeld bij het opslaan van documenten telkens afvragen “Waar zou iemand anders dit logischerwijs gaan zoeken en onder welke naam?”. Sommige procedures kunnen schriftelijk vastgelegd worden zodat het een naslagwerk wordt. Maar dat is allemaal van functie tot functie verschillend. Denk er maar eens over na of jouw werk zo door iemand opgepakt zou kunnen worden in geval van nood. Voor een ZZP-er ligt dat nog ingewikkelder. Een belangrijke tip; zet altijd telefoonnummer bij de gemaakte afspraken zodat klanten geïnformeerd kunnen worden en zorg dat iemand weet hoe er toegang tot je digitale systeem verschaft kan worden. Je weet maar nooit.
Als je toch gaat opruimen en archiveren richting de feestdagen, kijk dan eens of je alvast kleine stappen hierin kunt zetten.
Succes.
Claudy